Au fil des années en tant que développeur, j’ai eu l’occasion de travailler avec différentes associations et organisations qui cherchaient à digitaliser une partie de leur fonctionnement.
La demande était souvent simple :
« On a besoin d’un nouvel outil. »
Un CRM, une plateforme, un outil de gestion, une automatisation…
Mais j’ai fini par remarquer quelque chose : le problème n’était pas toujours le manque de digital.
Il était souvent dans le fonctionnement de l’organisation elle-même.
Qui fait quoi ? Qui valide ? Où se trouve l’information ? Quelle est la prochaine étape ? Que se passe-t-il lorsqu’un cas sort du processus habituel ?
Tant que tout cela repose sur quelques personnes qui connaissent « comment ça marche », l’organisation peut fonctionner.
Mais dès qu’on essaie de mettre ce fonctionnement dans un outil, les incohérences apparaissent.
Le digital révèle les problèmes qu’on ne voyait pas
Un outil a besoin de règles.
Il faut savoir qui crée, qui valide, qui décide et quand une tâche est considérée comme terminée.
C’est souvent là que les problèmes commencent.
On découvre que deux personnes n’ont pas la même définition d’un processus. Qu’une validation dépend en réalité d’une personne précise. Qu’une information est stockée à plusieurs endroits. Ou qu’une étape existe simplement parce que « ça a toujours été fait comme ça ».
L’outil n’a pas créé ces problèmes.
Il les a rendus visibles.
Et c’est parfois difficile à accepter pour les équipes.
Elles avaient demandé un outil pour gagner du temps et se retrouvent à devoir réfléchir à leur façon de travailler.
Pour les équipes créatives ou innovantes, le problème est encore plus sensible.
Leur attention est leur ressource principale. Passer du temps à chercher un fichier, comprendre un processus ou contourner un outil est du temps qui n’est plus consacré à créer.
C’est pourquoi je pense que le travail préparatoire est aussi important que le choix de l’outil.
3 choses que j’essaierais de faire avant de digitaliser
1. Comprendre le fonctionnement réel
Avant de regarder les fonctionnalités d’un outil, j’essaierais simplement de comprendre comment le travail se fait aujourd’hui.
Pas le processus théorique.
Le vrai.
Qui intervient ? Où sont les blocages ? Quelles étapes sont contournées ? Quelles informations sont difficiles à trouver ?
Un schéma très simple suffit souvent :
Demande → Création → Validation → Livraison
Puis on regarde ce qui se passe réellement entre ces étapes.
Cela permet souvent de découvrir que le problème que l’on voulait résoudre n’était pas celui que l’on pensait.
2. Simplifier avant d’automatiser
Je me méfie de l’envie d’automatiser trop vite.
Avant de demander :
« Comment automatiser cette étape ? »
il peut être plus intéressant de demander :
« Est-ce que cette étape est vraiment nécessaire ? »
Une réunion, une validation, une saisie manuelle ou un transfert d’information peuvent parfois simplement disparaître.
Automatiser un mauvais processus ne le rend pas meilleur.
Cela permet seulement de reproduire le problème plus rapidement.
Pour les équipes créatives, je préfère généralement un processus simple avec quelques règles claires plutôt qu’un système qui essaie de prévoir toutes les situations possibles.
3. Commencer petit
Je préfère aussi éviter les transformations qui arrivent du jour au lendemain.
On peut commencer par un problème très concret :
- arrêter de perdre du temps à chercher les dernières versions ;
- clarifier les validations ;
- savoir qui est responsable d’une demande ;
- centraliser une information importante.
Puis tester.
Observer ce que les équipes font réellement.
Si elles contournent systématiquement une partie du système, il faut peut-être se demander pourquoi avant de leur demander de « mieux utiliser l’outil ».
Un petit pilote permet souvent d’apprendre beaucoup plus qu’un grand déploiement.
Finalement, le meilleur outil est peut-être celui auquel on ne pense plus
C’est probablement la conclusion que je tire de ces expériences.
Une bonne digitalisation ne devrait pas demander aux équipes de penser davantage au digital.
Elle devrait leur permettre de penser davantage à leur travail.
Pour une association, cela peut vouloir dire plus de temps pour sa mission.
Pour une équipe créative, plus de temps pour créer.
Pour une équipe d’innovation, plus de temps pour expérimenter.
C’est aussi pour cela que je vois le rôle du développeur comme un peu plus large que la construction d’un outil.
Avant de se demander comment construire, il faut parfois prendre le temps de comprendre ce qui mérite réellement d’être construit.
Le digital ne devrait pas devenir une nouvelle contrainte dans l’organisation.
Il devrait rester ce qu’il est censé être :
un moyen de mieux faire le travail, pas le travail lui-même.